Assitant(e) administratif(ve)

Date d'émission: 

1/12/2016

Type de fiche: 
métier
Famille de métier: 
5 - Administration, support
Typologie: 
Métiers connexes
Finalités du métier : 

L’assistant(e) administratif(ve) a en charge les tâches de gestion administrative et de secrétariat nécessaires au fonctionnement d’un pôle, d’un service ou d'un poste. Il ou elle apporte un soutien administratif à un responsable, un service ou à l’ensemble des salariés de la structure au plan du suivi des dossiers, des procédures administratives et comptables, de la logistique des réunions et des missions générales de l’établissement.
Il ou elle assure son travail selon la réglementation propre à l’établissement et les directives du service administratif.

Missions et activités principales : 

Assurer des tâches de secrétariat :

Gérer le courrier postal et électronique entrant et sortant général (enregistrement, ouverture, affectation, affranchissement), et peut répondre directement selon ses attributions,
Filtrer les appels téléphoniques,
Assurer le tri, le classement, la mise à jour des fichiers et bases de données, l’archivage des documents,
Assurer la frappe, la mise en forme et rédiger différents courriers,
Suivre les agendas et les plannings des rendez-vous, préparer et organiser les réunions et évènements liés au service (salle, invitations, etc.).

Intervenir en gestion administrative :
(Selon le mode de gouvernance et l’organisation du travail de la structure)

Assurer la gestion administrative des dossiers (RH, moyens généraux, dossiers administratifs, etc.), de l'instruction au suivi,
Répondre aux demandes des agents et suivre les dossiers internes,
Assurer la circulation de l’information en interne, notamment entre les différents services,
Participer à des réunions et en assumer leur compte-rendu et diffusion.

Compétences requises

Connaissances :

Fonctionnement et organisation internes
Rouages administratifs et gestion administrative
Bureautique
Techniques d’accueil téléphonique et de communication
Maîtrise de la langue française (orthographe, syntaxe, grammaire)

Savoir-faire :

Expression orale et écrite, prise de note rapide et fidèle
Assemblage et mise en forme de documents
Organisation et planification du travail
Classement et archivage
Bureautique et informatique

Savoir-être :

Discrétion
Rigueur, méthode
Sens de l'organisation, réactivité
Disponibilité
Diplomatie, amabilité

Exercice du métier

Conditions et moyens :

Il s’agit d’un métier sédentaire, sur poste informatique, en assistanat classique ou spécialisé dans un domaine particulier (gestion du personnel, gestion de dossiers administratifs spécifiques, comptabilité, etc.).
Il nécessite la maîtrise des outils de bureautique et des logiciels de bureautique et de gestion.
Il peut comprendre des déplacements ponctuels (réunions, assemblées générales, etc.).

Évolution :

Le métier est sensible aux évolutions de l'organisation interne du travail et aux évolutions des pratiques administratives.
Il est affecté par l'évolution des matériels et des logiciels de bureautique et l'évolution des règles en matière de comptabilité, de fiscalité et de commande publique. Le métier est impacté par le développement de la messagerie, la dématérialisation des documents et l’évolution des activités du service concerné. Son organisation dépend étroitement du statut de l’employeur.

Risques spécifiques :

Fatigue oculaire et troubles musculo-squelettiques (activité permanente sur écran).

Accés

Missions et activités spécifiques: 

Peut être amené à :

Effectuer des déplacements pour des salons ou manifestations en lien avec le service concerné
Contribuer à la gestion administrative du personnel au plan de la saisie et du suivi de tableaux de bord (notes de frais, absences et congés, suivi des visites médicales)
Participer à la collecte et à la mise en forme des informations nécessaires au bilan des activités (tableaux de bord, bilans, budget prévisionnel, etc.)
Actualiser et archiver les informations professionnelles et règlementaires

Spécialités métier :

L’assistant(e) administratif(ve) est polyvalent(e) et peut se spécialiser dans un ou plusieurs domaines d’activité en fonction du mode d’organisation et de la structure : finances (gestion des dossiers financiers), ressources humaines (gestion du personnel), formation (inscriptions, logistique), gestion logistique (spécifique à la tenue d’une activité boutique, à l’organisation d’évènements internes ou externes), ou enfin direction.